La Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (BNCF) è la maggiore tra le biblioteche italiane e una delle più importanti tra quelle europee. Il suo primo nucleo trae origine dalla decisione del bibliografo e bibliofilo fiorentino Antonio Magliabechi, bibliotecario del Granduca Cosimo III de’ Medici, di lasciare per testamento la sua ricca raccolta privata ai fiorentini allo scopo di promuovere gli studi tra le classi meno abbienti. Nel 1747 apriva al pubblico con il nome di Biblioteca Magliabechiana e nel 1861 diventava Biblioteca Nazionale grazie a un decreto che la univa alla preziosa Biblioteca di Palazzo, o Palatina, dei granduchi.

Accanto all’imponente patrimonio bibliografico, la biblioteca raccoglie anche importanti fondi documentari, a partire dalla documentazione amministrativa della Biblioteca Nazionale, riordinata dalla sua formazione e fino al 1975, vale a dire fino a quando l’organizzazione dell’Istituto rientrò fra le competenze del Ministero della Pubblica Istruzione. In questa occasione è stato possibile stilare una guida-inventario che comprende la documentazione storica più recente prodotta dall’Istituto, nello specifico da quando opera come ‘Centrale’ al 1975. L ’attenzione per l’archivio è fatto ancora raro nel panorama delle biblioteche: questo lavoro ha permesso di intraprendere in BNCF nuove ricerche e attività culturali legate all’archivio a dimostrazione di come questi fondi siano una inasauribile fonte di conoscenza. Il più antico nucleo archivistico conservato in BNCF coincide con l’Archivio Magliabechiano, che rispecchia la gestione amministrativa della preziosa raccolta libraria del Magliabechi dalla sua genesi fino al 1859. L’Archivio Magliabechiano (1635-1859), composto da registri e filze manoscritte rilegate in volumi, si articola in tre serie con una propria numerazione. La prima serie (1635-1818) si riferisce agli affari correnti e comprende anche il periodo in cui Magliabechi era in vita. Le filze riguardano, infatti, la formazione della biblioteca personale del Magliabechi, i contatti del bibliotecario con gli antiquari, con uomini di cultura, la decisione testamentaria di mettere a disposizione il suo patrimonio librario. Si possono trovare le minute delle relazioni al Granduca, la documentazione relativa al personale, gli elenchi delle opere acquistate, ricevute, o vendute, scambiate e mandate a legare. Dopo la morte del bibliofilo le carte riportano le questioni ereditarie e le vicende della raccolta. La seconda serie (1714-1801) conserva le ricevute riguardanti l’amministrazione degli esecutori testamentari del Magliabechi, per esempio le giustificazioni delle entrate dovute, le rendite relative alla vendita dei doppi, e le giustificazioni delle uscite per i lavori di legatura e di compilazione dei cataloghi, per le stime dei libri e per gli acquisti. Anche la terza serie (1783-1859) contiene le giustificazioni delle entrate e delle uscite dell’amministrazione della Biblioteca Magliabechiana, tenute separate dalle altre in seguito a un cambio di direzione, oltre ad alcuni registri riguardanti i libri pervenuti per diritto di stampa, acquistati e alcuni cataloghi e indici. All’inizio del XIX secolo si formano tre nuove serie, questa volta con una loro propria denominazione: Storia e ordinamento, Amministrazione, Affari diversi. Queste rappresentano un secondo nucleo documentario (1809-1885) nel quale confluiscono anche le carte prodotte dalla Biblioteca da quando opera come Nazionale. Nella prima serie possiamo trovare i regolamenti, le relazioni, i progetti di riordinamento, di revisione, di redazione dei cataloghi e le statistiche. La serie Amministrazione comprende invece i bilanci, i rendiconti, le ricevute dei fornitori e quelle riguardanti i lavori di rilegatura e restauro. La serie Affari diversi conserva le pratiche del personale, dei lavori di ampliamento e restauro dell’edificio, quelle riguardanti le acquisizioni di libri, la relativa vendita, lo scambio, o il loro deposito in Biblioteca da parte degli autori/editori per rivendicarne la ‘proprietà letteraria’, allora non ancora riconosciuta mediante la semplice pubblicazione dell’opera. Il terzo nucleo documentario è rappresentato dall’archivio della Biblioteca Palatina (1790-1861) e fa riferimento all’amministrazione della Biblioteca dei Granduchi dal 1790 al 1861. Un quarto nucleo documentario coincide con l’archivio che si è formato da quando la Biblioteca opera come Nazionale ‘Centrale’: la documentazione prodotta in questo periodo è ordinata in base a un sistema classificatorio usato dal 1888 al 1938 in cui alla denominazione della serie era associata una lettera capitale: un sistema che consentiva il veloce reperimento della pratica all’interno dell’archivio organizzato. L’ultimo nucleo documentario fa riferimento alla documentazione prodotta appena dopo il trasferimento della Biblioteca nella nuova sede, quando si decideva di riorganizzare i servizi dell’Istituto e conseguentemente, a partire dal 1938 e almeno fino al 1976, anche le serie dell’archivio.