Gli archivi prodotti dalle istituzioni di governo, sia centrali che periferiche, che nel tempo si sono succedute in Toscana formano una rete diffusa capillarmente sul territorio, risultato di una stratificazione secolare e fonte storica insostituibile per la memoria politica, amministrativa e sociale. Per svolgere una ricerca puntuale sarà necessario tener conto di alcuni aspetti fondamentali: scansioni storiche generali, storia delle istituzioni, rapporti tra centro e periferia, evoluzione delle circoscrizioni territoriali.

La documentazione prodotta dalle istituzioni di governo e dalle magistrature giudiziarie prima dell'Unità d'Italia - e talvolta anche dopo - è reperibile in alcuni casi presso gli Archivi di Stato delle città che rivestirono un ruolo di primo piano in questi secoli, in altri casi presso gli archivi comunali.

A partire dalla formazione dello Stato unitario, nel 1861, la documentazione degli enti pubblici territoriali (comuni, province e, in tempi più recenti, la Regione) si trova nella maggior parte dei casi ancora oggi presso gli enti che l’hanno prodotta, che sono tenuti a conservare  questo ingente patrimonio culturale. Su questo patrimonio vigila la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica.

La documentazione  prodotta dagli organi e dagli uffici periferici dello Stato italiano (come la Prefettura, la Questura, gli organi giudiziari di diverso ordine e grado, gli organi finanziari e di controllo, l’Ufficio scolastico provinciale, ecc.), è conservata presso gli Archivi di Stato.